Virnex logo

Ratkaisu

Perinteisesti dataa kerätään aina tiettyä tarkoitusta palvelevaan järjestelmään. Esimerkiksi tuotannon dataa kerätään tuotannonohjausjärjestelmään, myynnin dataa asiakashallinnan järjestelmään ja markkinoinnin dataa markkinoinnin tarkoituksia varten tehtyyn hallinta ja ohjausjärjestelmään. Eri tarkoituksia palvelevat järjestelmät eivät keskustele keskenään, joten tietoja on vaikeaa yhdistellä. Koska kerätty tieto on sidottu tiettyyn järjestelmään, se myös häviää helposti, jos järjestelmää vaihdetaan.  

Virnexin ratkaisu tiedon turvalliseen säilyttämiseen, helppoon ja monipuoliseen käytettävyyteen sekä järjestelmäriippumattomuuteen on järjestelmistä erillään toimiva Asiakastiedon datahub. Tämä asiakastietoalusta kerää tiedot useista eri lähteistä ja yhdistää ne yhdeksi asiakasprofiiliksi. Jäsennellyt tiedot ovat minkä tahansa järjestelmän käytettävissä.   

Virnex kannusti tarkastelemaan koko tiedonhallinnan elinkaarta. Yksittäisen järjestelmäuudistuksen sijaan meille luotiin datahub, joka yhdisti liiketoimintatiedon yhteen paikkaan ja teki tiedosta käytettävämpää.”  


Mitä saavutettiin

Yksittäisten järjestelmien sijaan kaikki asiakastieto on nyt yhdessä tietokannassa, johon voidaan integroida minkä tahansa järjestelmä tiedon käyttämistä varten.  Kerätty asiakastieto ei ole järjestelmäriippuvaista, eikä se häviä järjestelmiä vaihdettaessa.   

Tietokantaan kerättyä dataa voidaan myös yhdistellä, jolloin näkymä asiakkaaseen on huomattavasti laajempi kuin yksittäisen järjestelmän, yhtä tarkoitusta varten kerätyn tiedon perusteella. Kun eri yksiköiden ja funktioiden tieto on yhdistettävissä, asiakasta voidaan myös palvella paremmin.   

Projektin eteneminen

Ensimmäisen vaiheen tarkoitus oli käytettävyyden parantaminen musiikkilupien ostossa ja soittomäärien raportoinnissa sekä Gramexille että asiakkaille.  

Uusi verkkokauppa teki helpompaa niin ostamisesta kuin kaupan hallinnasta. Raportoinnin helpottuminen säästi asiakaspalvelijoiden ja asiakkaiden aikaa.

Seuraavaksi verkkokaupalle ja raportoinnista kerätylle tiedolle luotiin palveluväylä, jota pitkin tietoa on helpompi liikutella ja se kerääntyy yhteen paikkaan – datahubiin. Hubiin kerättyä tietoa voidaan käyttää millä tahansa järjestelmällä ja yhdistellä esteettä.   

Projektin hyödyt asiakkaalle

  • Gramex voi tarjota paremman asiointikokemuksen asiakkailleen helppokäyttöisen verkkoasioinnin kautta  
  • Verkkokaupan hallinta Gramexille on helpompaa  
  • Asiakastieto on datahubissa ja helposti käytettävissä minkä tahansa järjestelmän kautta  
  • Eri tietojen tiedon yhdisteltävyys tarjoaa paremman näkymän asiakkaaseen 
  • Asiakasta voidaan palvella paremmin  
Kuvituskuva

Asiakkaan ajatuksia yhteistyöstä Virnex Groupin kanssa  

Työskentely Virnexin kanssa oli sujuvaa ja innostavaa. Projektitiimi hitsautui hyvin yhteen ja ilmapiiri oli avoin kaikenlaisille matkan varrella tulleille oivalluksille ja parannusehdotuksille. Näitä myös huomioitiin systemaattisesti.”  

Mikko Leppänen, tietohallintopäällikkö  


Liiketoiminnan haaste

Asiakkaan verkkokaupan, leasing-laitekaupan ja tukkurien hallinta oli vaikeaa. Monien pienten, sulautuvien yhtiöiden toisistaan poikkeavat toimintamallit piti saada yhtenäistettyä ja synergisesti ohjaamaan toimintaa.

Ratkaisu

Asiakkalle hankittiin ja integroitiin Webmercs ja ServiceNow tukemaan yhdessä leasing-toimintaa.Yksi yhteinen, skaalautuva alusta (ServiceNow) viritettiin haluttujen erikoisprosessien osalta kaikille käyttöön ohjaamaan toimintaa.

Saimme viisi erillistä järjestämää korvattua yhdellä – nyt voimme palvella entistä nopeammin ja laadukkaammin asiakkaitamme ihmiseltä ihmiselle. Ja tämähän ei olisi onnistunut ilman loistavaa yhteistyötä Virnexin ja ServiceNow:n kanssa.

Tomi Makkonen, COO, Frendy Oy

Haaste

Ala on erittäin tiukasti säännelty ja toimijoilta edellytetään välitöntä kykyä raportointiin. Fintraffic ANS:in toiminnan on oltava mahdollisimman tehokasta ja tarkoituksen-mukaista. Kustannustehokkuuden ja auditoitavuuden saavuttamiseksi sekä laadun takaamiseksi on välttämätöntä, että toiminta perustuu mahdollisimman laajasti digitalisoituihin prosesseihin

Ihmisiä ruudun äärellä

Ratkaisu

Tähän tarpeeseen tuli avuksi Virnex ja Efecten ESM -ratkaisu. Enterprise Service Management -järjestelmää käyttää teknisessä lennonvarmistuksessa 60 henkilöä, ja lisäksi koko yhtiön henkilöstö raportoi sen kautta ns. poikkeamahavainnot. Fintraffic ANS seuraa Efecte ESM:n avulla lennonvarmistuslaitteiden toimintaa, ja järjestelmä laskee koko ajan automaattisesti taustalla mm. niiden vikaantumistiheyksiä. Tämä auttaa ennakkohuoltojen ja investointien suunnittelussa ja varaosavaraston saldojen seurannassa.

Ainutlaatuinen kelpoisuusseuranta

Efecten ESM on käytössä myös EU:n lainsäädännön vaatiman teknisen henkilöstön pätevyyksien hallinnassa. Järjestelmän päälle rakennettu sovellus hälyttää, jos tietyn henkilön kelpoisuus on pian vanhenemassa, jolloin ohjelma ohjaa automaattisesti ao. henkilöä tekemään tarvittavat kertauskoulutus-, teoriatesti- ja/tai käytännön näyttötyöt. Kun henkilö on läpäissyt koulutuksen ja testit, järjestelmä automaattisesti raportoi ne suoritetuksi. Ohjelmisto myös hälyttää henkilöä, jos hänellä ei ole voimassa olevaa kelpoisuutta johonkin teknisen järjestelmään, jota hän on ottamassa työn alle. Tämä on helpottanut huomattavasti esimiestyötä, kun henkilöiden pätevyyksien seuranta ja valvonta hoituu automaattisesti. Ratkaisulla seurataan vikailmoitusten, ennakkohuoltojen ja pätevyyksien hallinnan lisäksi myös kaikkia muita tehtäviä mukaanlukien päivystykset, poissaolot ja lomat.

Tehokasta prosessien hallintaa

Kun sekä teknisten järjestelmien että henkilöstön pätevyyden hallinta on yhdessä järjestelmässä, pystytään tarkastelemaan ja raportoimaan kokonaisuuksia automaattisesti. Automaation avulla Fintraffic ANS säästää aikaa ja rahaa samalla kun prosessit ovat entistä hallittavampia, yksinkertaisempia ja läpinäkyvämpiä.

Manuaalisen työn vähentämisestä koituu meille suurta etua”, Valtonen kertoo. “Ennen hoidimme kaiken itse manuaalisesti ympäri vuorokauden, mutta automaatio on mahdollistanut sen, että oma väkemme on nyt ‘oikeissa’ töissä ja tukitoimet on ulkoistettu ja paperin pyöritystä on huomattavasti vähemmän.

Luotettava ja joustava ratkaisu

Efecten ESM on ollut Fintraffic ANS:in käytössä kaksi vuotta eikä Valtosen mukaan ole kertaakaan pettänyt. “Meillä ei ole ensimmäistäkään tapausta, jolloin järjestelmä ei olisi ollut pystyssä.” Joustavuutta kuvaa se, että ESM:n päälle on voitu helposti rakentaa muita asiakkaan tarvitsemia sovelluksia. Yksi järjestelmä taipuu moneen. Luotettavuus ja joustavuus ovat ominaisuuksia, jotka Valtosen mukaan liittyvät myös Efecteen yrityksenä. “Ensinnäkin Virnex ja Efecte ovat kotimaisia yrityksiä, mistä on meidän kannaltamme hyötyä, koska suomalaisen joustavan työkulttuurin ymmärtäminen työnohjausohjelmistoissa on ensiarvoisen tärkeää. Toisekseen yritys on riittävän suuri, että tuotekehitykseen ja brändäykseen panostetaan riittävästi, mutta sopivan pieni, että tuotekehityksessä saamme sanamme kuuluviin”, hän kertoo. “Jos meidän pitäisi valita uusi järjestelmä tällä hetkellä, päätyisimme todennäköisesti edelleen Efecten ohjelmistoon ja Virnexiin toteuttajana”.

Tekniikan osalta olemme pystyneet ulkoistamaan tukitoimintoja, koska Efecten järjestelmä hoitaa vikailmoituksen ohjauksen ja raportoinnin automaattisesti. Samalla olemme pystyneet vähentämään työnteossa tarvittavien työkaluohjelmien ja järjestelmien määrän viidestä yhteen, koska Efecten ratkaisu hoitaa usean aikaisemman järjestelmän ja ohjelmiston toiminnot.

järjestelmäpäällikkö, Hannu Valtonen, Fintraffic ANS

Suomalaista koulutusvientiä

Edufication.com on verkkopalvelu, jonka taustalla on ammattimainen koulutustuotanto-organisaatio, joka yhdistää suomalaisten yliopistojen sekä muiden korkeakoulujen osaamisen vastaamaan opiskelijoiden, laitosten ja yritysten tarpeita.

Edufication.com -verkkopalvelu tarjoaa räätälöityjä ja nykyaikaisia ​​oppimisratkaisuja erilaisiin tarpeisiin yrityksille ja organisaatioille. Palvelu tarjoaa mm. perehdyttämisohjelmat, muutoshallinnan sekä osaamisen hallinnan ja kehittämisen.

Kuinka projekti vietiin läpi?

Julkisen hankinnan määräyksiä noudattavana asiakkaana Xamk asetti tiukat tekniset vaatimukset projektissa kehitettävän verkkopalvelun toiminnoille sekä aikataululle. Mittava ja pitkäkestoinen työ toteutettiin kiinteähintaisena projektina.

Projekti toteutettiin noudattaen hyväksi havaittua prosessimalliamme, joka on perinteisen iteratiivisen vesiputousmallin ja ketterän kehittämisen kombinaatio. Lähes seitsemän kuukautta kestänyt verkkopalveluprojekti hyväksyttiin ja julkaistiin alkuperäisen aikataulun mukaisesti huhtikuussa 2022.

Tehdään tästä verkkokauppa, joka peittoaa kaikki globaalit EdTech-alan verkkokaupat!

Pekka Pulkkinen, projektipäällikkö, Xamk / Edufication

Palvelumuotoilu on päivittäinen tapa työskennellä

Olemme sisäisesti nimenneet projektin ensimmäisen vaiheen palvelumuotoiluvaiheeksi. Käytännössä palvelumuotoilun menetelmät ovat meillä läsnä koko projektin elinkaaren ajan. Virnex on erikoistunut verkkosivujen kehittämiseen, joka ei tarkoita vain koodaamista.

Ennen kaikkea olemme asiakkaidemme liiketoiminnan kehittäjiä, koska toteuttamillamme verkkosivuilla tavoitellaan aina muutosta parempaan, mahdollistamaan asiakkaalle jotain uutta. Palvelumuotoilu on Virnexillä päivittäinen tapa työskennellä, osallistaa ja yhteiskehittää tuotteita ja palveluita.

Edufication-projekti oli aivan huikea projekti, jossa pääsimme todella
näyttämään osaamisemme ja tekemään loistavaa yhteistyötä eri tiimiemme kesken.

Laura Kemppi, palvelumuotoilija, Virnex Group

Tekniikka ja keskeiset toiminnot

Verkkopalvelu perustuu WordPress -julkaisujärjestelmään ja WooCommerce -verkkokauppa-alustaan, jotka räätälöitiin asiakkaan vaatimukset täyttäväksi verkkopalveluksi hyödyntäen Virnexin omia lohkoelementtejä ja asiakaskohtaisesti toteutettuja ratkaisuja.

Verkkopalvelun keskeiset toiminnot

  • Verkkokauppa organisaatioille ja kuluttajille
  • Monikielisyys ja kohdemarkkinoiden vaatimuksien mukaiset maakohtaiset maksutavat ja verokannan hallinta.
  • 100% digitaalinen asiointi mahdollistaen mikrokurssien maksaminen ja suorittamisen joko suoraan Edufication.com -verkkopalvelun omalla oppimisalustalla tai integroituna kolmannen osapuolen EdTech-alustaan.
  • Käyttäjäkohtainen dashboard
    • Käyttäjä näkee dashboardilla verkkopalvelun oman oppimisalustan kurssit, joihin käyttöoikeus.
    • Linkit ulkopuolisilla oppimisalustoilla (esim. Claned) tuotettaviin, Eduficationista ostettuihin kursseihin.
    • Digitaaliset sertifikaatit kurssien suorittamisesta.

Integraatiot

Verkkopalvelu tarjoaa kokonaisvaltaisen verkkokauppa- ja oppimisympäristön, joka integroitiin projektin aikana lisäksi EdTech-alan johtavan toimijan Clanedin monipuoliseen oppimisalustaan.

Verkkokauppa on integroitu Xamk:n käyttämään Visma Wintime -taloushallinon ohjelmistoon.

Meillä on kunnianhimoiset tavoitteet luoda palvelualusta, joka mahdollistaa yliopistojen ja muiden oppilaitosten, sekä yritysten välisen koulutusyhteistyön kehittämisen ja palveluiden kansainvälisen myynnin.

Saimme erinomaisen tarjouksen ja toteutuksesta vastannut tiimi on osoittanut olevansa ammattimainen kumppani, juuri sellainen kuin oli tavoitteenammekin löytää.

Pekka Pulkkinen, projektipäällikkö, Edufication.com / Xamk

Kun sain elokuussa 2021 tiedon yrityksemme valinnasta Edufication-projektin päävastuulliseksi toteuttajaksi, huusin kirjaimellisesti täyttä kurkkua. Projekti oli sen hetkisen historian ylivoimaisesti suurin, mutta olimme tehneet paljon työtä kyvykkyytemme kasvattamiseksi ja tiesin, että meillä on valmius ottaa haaste vastaa ja onnistua.

Olen erittäin ylpeä siitä miten ammattimaisesti meidän tiimi on toiminut tässä projektissa.

Manu Mesimäki, operatiivinen johtaja, Virnex Group

Tehokasta tekemistä muuttuvista osista huolimatta

Scanian tiimissä tapahtui henkilöstövaihdoksia juuri, kun projektia oltiin käynnistämässä. Esimerkiksi IT-manager Tomi Lehtinen hyppäsi hankkeeseen mukaan sen jo alettua. Hänen mukaansa Virnexiltä saatiin hyvää tukea koko projektin ajan, eikä henkilöstövaihdoksista koitunut ongelmia.

Projektin aikana uusi järjestelmä saatiin käyttöön Scania Suomen IT-, talous-, myynti-, huolto-, sopimustuki- ja HR-tiimeille. Meiltä Virnexiltä mukana oli kolme osaajaa ja Scanian IT:stä kaksi edustajaa. Projektilla oli lisäksi ulkopuolelta palkattu konsultti projektipäällikkönä aktiivisen käyttöönottovaiheen ajan.

Projektia tehtiin huolellisesti vaiheittain yksi tiimi kerrallaan. Koska Efecte on muokattavissa kunkin prosessin tarpeiden mukaan, otettiin suunnitteluun mukaan edustajia jokaisesta tiimistä ja käytiin läpi, mitä tarpeita heillä oli. Näiden tietojen avulla voitiin määritellä, mitä järjestelmältä haluttiin ja muokata siltä vaadittuja toimintoja tarpeiden mukaan.

Toisin sanoen järjestelmästä tehtiin mahdollisimman käyttäjäystävällinen jo käyttöönottovaiheessa.

Mitä Efectellä tehdään Scanialla käytännössä?

Scania käyttää Efecteä talon ulkopuolelta asiakkailta tulevien pyyntöjen ja häiriöiden ohjaukseen. Kun asiakas ottaa yhteyttä sähköpostitse, muodostuu aiheesta tiketti tiimin työjonon. Tiimit tarkistavat tiketit ja ottavat ne käsittelyyn oman sisäisen priorisointijärjestyksensä mukaan. Tiimin jäsenet näkevät helposti, mitkä tiketit odottavat vielä käsittelyä, mitkä ovat käsittelyssä ja mitkä on jo hoidettu. Tiketit voidaan ohjata tarvittaessa kätevästi myös toiselle tiimille.

Lisäksi Scanialla on käytössä Efecten portaali sisäisten pyyntöjen lähettämiseen ja käsittelyyn. Jos siis jollakulla on kysyttävää omista lomapäivistään, laittaa hän portaalin kautta viestin HR-tiimille ja saa vastauksen nopeasti. Samoin viesti menee nopeasti IT:lle, jos tarvetta on vaikkapa uudelle tietokoneen näytölle. Näistäkin pyynnöistä muodostuu omat tikettinsä, jotka tiimit käsittelevät kunkin vuorollaan.

Yhteistyö ja kehitys jatkuvat

Yhteistyömme Scanian kanssa vaihtui projektista jatkuvaksi palveluksi. Kokoonnumme kerran kuussa keskustelemaan siitä, miten Efecteä voidaan kehittää palvelemaan Scaniaa vielä entistäkin paremmin.

”Käymme kuukausitapaamisissa läpi kehitysprojektien etenemisen sekä omat toiveemme jatkoon. Lisäksi Virnex on pitänyt meidät hyvin ajan tasalla siitä, mitä päivityksiä Efecteen on tullut tai tulossa”, kertoo Jari Riihimäki.

”Virnexin toiminta on ollut varsin tehokasta ja proaktiivista, asiantuntemus Efecten osalta on selvästi korkealla tasolla. Jos vastaan on tullut ongelmia, he ovat osanneet tarjota erilaisia ratkaisuvaihtoehtoja, joista on sitten yhdessä valittu paras mahdollinen.”

Virnexillä on taitoa ja tahtoa

”Virnexin toiminta on ollut varsin tehokasta ja proaktiivista, asiantuntemus Efecten osalta on selvästi korkealla tasolla. Jos vastaan on tullut ongelmia, he ovat osanneet tarjota erilaisia ratkaisuvaihtoehtoja, joista on sitten yhdessä valittu paras mahdollinen”, toteaa Tomi Lehtinen. ”Voin vilpittömästi suositella Virnex Groupia muillekin. Heillä on taustalla vahva asiantuntemus ja kova tahto saada hommat toimimaan!”

Meillä Virnexillä on satojen projektien kokemus Efecte-alustan hyödyntämisestä eri liiketoimintaprosesseissa. Kilometrejä on takana paljon, joten osaamme ennakoida projektissa tulevia kuoppia tai pomppuja. Lisäksi osaamme suositella asiakkaille valmiiksi erilaisia ominaisuuksia, koska olemme nähneet, miten Efecteä hyödynnetään eri liiketoimintaprosesseissa.

Scania on yksi maailman johtavista kuorma- ja linja-autojen sekä meri- ja teollisuusmoottoreiden valmistajista. Suomessa Scania on alansa edelläkävijä. Scania Suomi Oy tarjoaa kokonaisvaltaisia kuljetusratkaisuja, joiden avulla voit lisätä logistiikan tehokkuutta ja samalla vähentää haitallisia ympäristövaikutuksia.

Ratkaisu

Moderni verkkopalveluratkaisu joka yhdistää yritysten sekä yhteisöjen asioinnin Gramexin kanssa. Samalla Gramexille syntyi asiakasdatan hallintaan sekä hyödyntämiseen ”asiakas data hub”.

Tulokset

1.

Yli 95% musiikinsoittolupien myynnistä saatiin siirrettyä verkkopalveluun. Yhteensä noin 32.000 asiakasta.

2.

Radioitten soittomäärien raportointi saatiin automatisoitua 100 %:sti: kaikki Suomen kaupalliset radiokanavat.

3.

Asiakasdatalle saatiin keskitetty hallinta ja integroitavuus. Gramexilla yli  64.000 sopimusasiakasta.

Tavoitteena oli selkeä ja houkutteleva verkkokauppa, josta ammattilaiset voisivat ostaa äänitemusiikin käyttölupia entistä vaivattomammin.

Mikko Leppänen, ICT-manager Gramex, mikko.leppanen@gramex.fi