Tietosuoja

Rekisteriseloste

Henkilötietolain (523/1999, 10 ja 24 §) mukainen tietosuojaseloste. Tietosuojaselostettamme päivitetään toimintamme ja käyttämiemme teknologioiden kehittämisen myötä. Tietosuojaselosteen sisältö voi näin ollen muuttua.

Henkilötietolain (523/1999, 10 ja 24 §) mukainen tietosuojaseloste.

Tietosuojaselostettamme päivitetään toimintamme ja käyttämiemme teknologioiden kehittämisen myötä. Tietosuojaselosteen sisältö voi näin ollen muuttua.

Päivitetty 20.3.2023

1. Rekisterinpitäjä

Virnex Group Oy
Askonkatu 9F
15100 Lahti
info@virnex.fi

2. Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa

Tietosuojavastaava
tietosuojavastaava@virnex.fi

3. Rekisterin nimi

Virnex Group Oy:n asiakastietojen tietosuojaseloste

4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Virnex Group Oy:n asiakastietojen tietosuojaselosteen henkilötietoja käsitellään asiakkaan kanssa tehdyn palvelusopimuksen mukaisten palveluiden tuottamiseen ja hallinnointiin sekä asiakassuhteen ja asiakasviestinnän hoitamiseen.

5. Rekisterin tietosisältö

Kunkin asiakasyrityksen henkilötiedot vaihtelevat asiakkaalla käytössä olevan palvelun mukaan.

Rekisteri voi sisältää muun muassa seuraavia tietoja:

Palvelun käyttäjien ja yrityksen yhteyshenkilön etu- ja sukunimi, henkilöiden yhteystiedot (postiosoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite), asiakkuuden ja/tai asiallisen yhteyden alkamis- ja päättymisajankohta sekä -tapa, asiakkuuden ja muun asiallisen yhteyden hoitamiseen ja yhteydenpitoon liittyvät tiedot (esim. käyttäjätunnus, salasana, salasanan turvakysymykset), tilaus- ja ostokäyttäytymistiedot, palautteet, reklamaatiot, laskutus- ja perintätiedot, sähköisten palveluiden ja sisältöjen hyödyntämistä koskevat tiedot (esim. uutiskirjeen tilaus, yhteydenottopyynnöt), rekisterinpitäjän palvelimelle lähettämät tekniset tiedot (esim. IP-osoite, selain, selainversio, sivu, jolta rekisteröity on siirtynyt palveluun). Lisäksi mahdollisia markkinointiin ja myynninedistämiseen liittyviä tietoja, kuten rekisteröityyn kohdistetut markkinointitoimenpiteet ja niihin osallistuminen (esim. palautekyselyihin, markkinointiarpajaisiin ja -kilpailuihin sekä tapahtumiin osallistuminen) sekä suoramarkkinointiluvat ja -kiellot.

6. Säännönmukaiset tietolähteet

Rekisteröityä koskevia henkilötietoja saadaan rekisteröidyltä itseltään tai asiakasyrityksen edustajalta asiakassuhteen aikana sekä palvelujen käytön kautta.

7. Tietojen säännönmukaiset luovutukset

Virnex ei käytä tai hyödynnä asiakkaan aineistoa muuhun kuin palvelusopimuksen mukaiseen tarkoitukseen. Asiakkaan aineistoa ei näytetä, eikä luovuteta sivulliselle eikä anneta sitä oikeudetta teknisen käyttöyhteyden avulla tai muulla tavalla sivullisen nähtäväksi tai käytettäväksi.

Tietoja voidaan luovuttaa toimivaltaisten viranomaisten tai muiden tahojen esittämien vaatimusten edellyttämällä, voimassaolevaan lainsäädäntöön perustuvalla tavalla.

8. Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Tietoja ei pääsääntöisesti siirretä Euroopan unionin jäsenvaltioiden alueen tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle, ellei se ole edellä henkilötietojen käsittelyn tarkoituksien tai tietojen käsittelyn teknisen toteuttamisen kannalta tarpeellista. Tietojen siirrossa noudatetaan kulloinkin voimassa olevaa henkilötietolainsäädäntöä.

9. Rekisterin suojauksen periaatteet

A. Manuaalinen aineisto

Mahdollinen asiakkaan henkilötietoa koskeva manuaalinen aineisto säilytetään lukitussa tilassa, johon on rajoitettu pääsy.

B. Sähköisesti käsiteltävät tiedot

Virnex on toteuttanut tarvittavat tekniset ja organisatoriset toimenpiteet asiakkaan henkilötietojen suojaamiseksi luvattomalta tietojen käyttämiseltä tai tietojen tuhoutumiselta.

Asiakkaalle tarjotusta palvelusta riippuen Virnexin sekä Virnexin yhteistyökumppaneiden teknisestä ylläpidosta vastaavalla henkilökunnalla saattaa olla pääsy palveluihin liitettyjen henkilöiden henkilötietojen tarkastelemiseen esimerkiksi helpdesk-toiminnan yhteydessä. Virnexin henkilökunta on työsopimuksissaan allekirjoittanut yrityksen hallussa olevia tietoja ja asiakasyritysten tietoja koskevan salassapitopykälän. Henkilöstön oikeudet ja valtuudet palveluiden tuottamisessa käytettävissä tietojärjestelmissä rajataan työtehtävien laajuus huomioon ottaen ja järjestelmiin pääsyä hallitaan kohdennettujen käyttöoikeuksien kautta.

10. Tarkastusoikeus

Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa Virnexin asiakasrekisterissä olevat häntä koskevat henkilötiedot kirjallisella asiakkaan allekirjoittamalla pyynnöllä. Pyyntö tulee lähettää kirjallisesti ja allekirjoitettuna tai sähköistä allekirjoituspalvelua käyttäen. Pyyntö tulee toimittaa Virnexin rekisterin yhteyshenkilölle.

11. Oikeus vaatia tiedon korjaamista tai poistoa

Rekisteröidyllä on oikeus vaatia virheellisen tiedon korjaamista tai poistoa ottamalla yhteyttä Virnexin rekisterin yhteyshenkilöön.

12. Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet

Rekisteröidyllä on oikeus kieltää rekisteritietojensa käyttäminen suoramainontaan, etämyyntiin sekä markkina- ja mielipidetutkimuksiin.

Evästekäytäntömme

Näissä evästekäytännöissä kuvaamme, miten käytämme sivustoilla evästeitä sekä muita vastaavia seuranta- ja kohdentamisteknologioita (jäljempänä yhteisesti evästeet).
Evästeiden avulla kerätään tietoa siitä, miten ja milloin sivustoa käytetään. Näiden tietojen avulla voidaan parantaa verkkosivujen käytettävyyttä sekä kohdentaa markkinointiviestejä sivustoilla vierailleille.

Evästeiden käyttö perustuu käyttäjän suostumukseen. Jos et poista evästeitä käytöstä, olet hyväksynyt niiden käytön.

Rekisterinpitäjä noudattaa suostumuksen pyytämisessä vallitsevaa ohjeistusta.

Evästetietojen käyttöön saattaa liittyä uutta lainsäädäntöä tai viranomaisohjeita. Muutamme käytänteitä tarvittaessa uusien lakien ja viranomaisohjeiden mukaisesti.

Mitä evästeet ovat ja mitä tietoja kerätään

Käytämme sivuillamme evästeitä. Eväste on pieni, käyttäjän tietokoneelle lähetettävä ja siellä säilytettävä tekstitiedosto.

Sivustolla on käytössä ensimmäisen osapuolen ja kolmannen osapuolen evästeitä. Ns. ensimmäisen osapuolen evästeet ovat osoitepalkissa näkyvän sivuston asettamia. Näiden lisäksi sivustoilla käytetään niin sanottujen kolmansien osapuolien, kuten mainosteknologiatoimittajien sekä sosiaalisen median palveluiden evästeitä. Vain evästeen asettanut palvelin voi myöhemmin lukea evästeen ja tunnistaa selaimen esimerkiksi käyttäjän palatessa aiemmin vierailemalleen sivustolle.

Sivustoilla evästeiden avulla kerätään tietoa esimerkiksi siitä,

• kuinka paljon sivustolla on käyttäjiä
• millä päätelaitteilla sivustoa on käytetty
• mistä verkko-osoitteesta verkkosivuston käyttäjät ovat saapuneet sivustolle
• millä yksittäisellä sivulla käyttäjät ovat vierailleet.

Evästeet ja sivustojen palvelimet tallentavat automaattisesti sivustolla käyneiden käyttäjien tekemät sivupyynnöt. Tiedot sisältävät yleensä käyttäjän tekemän verkkopyynnön, pyynnön päivämäärän ja ajan, käyttäjän päätelaitteen IP-osoitteen sekä selaimen tyypin ja kielen.

Tiedot ovat sellaisessa muodossa, että niitä ei voida yhdistää yksittäiseen käyttäjään ilman lisätietoja. Evästeiden avulla ei tallenneta esimerkiksi käyttäjän nimeä, sähköpostiosoitetta, puhelinnumeroa tai kotiosoitetta.

Mihin evästeitä ja niihin liittyviä tietoja käytetään?

Kävijämittaus- ja analytiikkaevästeet

Verkkoanalytiikkatyökalu Google Analytics käyttää evästeitä tilastotietojen keräämisessä. Tietoja kerätään, jotta voidaan analysoida kävijämääriä, sisällön kiinnostavuutta ja palvelun käyttötapoja sekä kehittää verkkosivustoa.

Muut mahdolliset analytiikkatyökalut on kulloinkin esitelty sivuston alareunasta avautuvan evästehallinta-toiminnon Evästeilmoitukset-kohdassa.

Markkinointiviestinnän kohdentamisevästeet:
Evästeiden avulla Yritys voi kohdentaa markkinointiviestintää sivustollaan käyneille käyttäjille. Yrityksen kumppaneita kohdentamisessa ovat mm Google ja sosiaalisen median palvelu. Kun Yrityksen verkkosivustoilla käytetään näiden palveluntarjoajien evästeitä, Yritys mahdollistaa tietojen keräämisen ja välittämisen ko. palveluntarjoajille.

Lisäksi Google Tag Manageria käytetään näiden evästeiden hallinnoimiseen.

Kolmansien osapuolien evästetietojen käsittelyä koskee kolmansien osapuolien ehdot, joihin käyttäjä voi tutustua alla. Muut kuin alla listatut, verkkosivulla mahdollisesti käytössä olevat seurantatyökalut on kulloinkin esitelty sivuston alareunasta avautuvan evästehallinta-toiminnon Evästeilmoitukset-kohdassa ja ne voivat kuulua myös muihin kuin yllä lueteltuihin kategorioihin.

Google Analytics

Evästeen käyttötarkoitus: Sivustoa koskevan tilastotiedon kerääminen ja analysointi sivuston kehittämiseksi.
Googlen evästekäytännöt: https://policies.google.com/technologies/cookies?hl=fi#types-of-cookies

Google Tag Manager

Evästeen käyttötarkoitus: seurantatagien keskitetty hallinnointi.
Google Tag Managerin evästekäytännöt: https://marketingplatform.google.com/about/analytics/tag-manager/use-policy/

Facebook

Evästeen käyttötarkoitus: markkinointiviestinnän kohdentaminen, toteuttaminen ja analysointi kävijöitä todennäköisesti kiinnostavan markkinointiviestinnän näyttämiseksi. Facebook voi yhdistää Yrityksen sivustolla käyntiin liittyvän evästetunnisteen Facebook-käyttäjään, jos hänellä on Facebook-tili.
Facebookin evästekäytännöt: https://www.facebook.com/policies/cookies/

Evästeiden voimassaoloaika

Evästeet ovat voimassa tietyn istunnon ajan, kunnes käyttäjä sulkee selaimen tai ne ovat ns. pysyviä evästeitä, jotka ovat voimassa muutamasta kuukaudesta joihinkin vuosiin. Käyttäjä voi vaikuttaa evästeillä kerättyjen tietojen säilytysaikaan tyhjentämällä evästeet selaimen asetusten avulla, jolloin aiempi evästeprofiili nollautuu.

Tarkemmat tiedot säilytysajoista on saatavilla sivuston evästetoiminnoista.

Tietojen tyypilliset säilytysajat ovat seuraavat:

Kävijämittaus- ja analytiikkaevästeet:
Kerätyt evästetiedot tähän tarkoitukseen liittyen poistetaan Google Analyticsistä tyypillisesti alle kahden vuoden kuluessa.

Viestinnän kohdentamisevästeet:
Markkinointiviestinnän kohdentamiseen kerättyä tietoa käsitellään tyypillisesti joitakin kuukausia.

Miten evästeisiin voi vaikuttaa?

Käyttäjä voi estää evästeiden käytön verkkosivuston evästeidenhallinnan työkalulla, joka on näkyvissä sivuston alareunassa tai poistaa evästeet verkkoselaimen asetuksista. Evästeiden estäminen saattaa vaikuttaa palveluiden toiminnallisuuteen. Mikäli käyttäjä päättää estää evästeet, käyttäjä ei välttämättä voi täysin hyödyntää sivustoa.

Evästeiden käytön estäminen tai evästeiden poistaminen voi vaikuttaa sivustoilla aiemmin tehtyihin valintoihin, esimerkiksi poistaa kumppanin sivustolla asetetun markkinointiviestinnän kohdentamisen kieltoevästeen. Valinnat ovat selainkohtaisia, eli käyttäjän tulee tehdä haluamansa valinnat jokaisella selaimella erikseen.

Esimerkki evästeiden estämisestä selaimella. Muiden selainten osalta, tutustu selaimen ohjeisiin:

Google Chrome

• Avaa Google Chrome.
• Napsauta oikean yläkulman valikkoikonia ja valitse Asetukset.
• Napsauta Näytä lisäasetukset.
• Napsauta Tietosuoja-otsikon alla olevaa Sisältöasetukset-painiketta.
• Käännä pois päältä Evästeet-kohdan asetus ”Salli sivustojen tallentaa ja lukea evästetietoja (suositus).”