Virnex Services Oy:n ja Scania Suomen yhteisen projektin tuloksena on ollut entistä tehokkaampi ja selkeämpi palveluhallinnan kokonaisuus Scanialle. Sen ansiosta toimintatapoja ja järjestelmiä saatiin yhtenäistettyä ja ylimääräisiä työvaiheita poistettua. ”Virnexillä on osaamista ja halua auttaa”, toteaa Scanian IT Architect Jari Riihimäki, jonka mielestä yhteistyö on ollut mutkatonta.

Moninaiset käytänteet ja järjestelmät yhdeksi

Scania Suomen asiakkailta ja talon sisältäkin tuli ennen palvelupyyntöjä paljon sähköpostitse ja puhelimitse. Palvelupyynnöistä ei pidetty kirjaa, ja jokainen tiimi hoiti ne omalla tavallaan. Joillakin tiimeillä oli kyllä käytössä palveluhallintajärjestelmä, mutta se oli käynyt vanhanaikaiseksi, eikä sen kautta esimerkiksi saatu tikettejä toimitettua perille ulkoistettuun IT:n service deskiin. Näiden moninaisten ratkaisujen tilalle lähdettiin hakemaan uutta palveluhallintajärjestelmää, joka kattaisi kaikki tiimit ja tarpeet, ja olisi lisäksi integroitavissa ulkoistuskumppanin järjestelmään.

Tarjottujen vaihtoehtojen joukosta Scanialla todettiin parhaaksi Virnexin ja Efecten ratkaisu, jossa softa tulisi Efecteltä ja palvelu meiltä Vercolta. Yhteinen nelikuinen käyttöönottoprojektimme käynnistyikin vuoden 2020 alussa.

Tehokasta tekemistä muuttuvista osista huolimatta

Scanian tiimissä tapahtui henkilöstövaihdoksia juuri, kun projektia oltiin käynnistämässä. Esimerkiksi IT-manager Tomi Lehtinen hyppäsi hankkeeseen mukaan sen jo alettua. Hänen mukaansa Virnexiltä saatiin hyvää tukea koko projektin ajan, eikä henkilöstövaihdoksista koitunut ongelmia.

Projektin aikana uusi järjestelmä saatiin käyttöön Scania Suomen IT-, talous-, myynti-, huolto-, sopimustuki- ja HR-tiimeille. Meiltä Virnexiltä mukana oli kolme osaajaa ja Scanian IT:stä kaksi edustajaa. Projektilla oli lisäksi ulkopuolelta palkattu konsultti projektipäällikkönä aktiivisen käyttöönottovaiheen ajan.

Projektia tehtiin huolellisesti vaiheittain yksi tiimi kerrallaan. Koska Efecte on muokattavissa kunkin prosessin tarpeiden mukaan, otettiin suunnitteluun mukaan edustajia jokaisesta tiimistä ja käytiin läpi, mitä tarpeita heillä oli. Näiden tietojen avulla voitiin määritellä, mitä järjestelmältä haluttiin ja muokata siltä vaadittuja toimintoja tarpeiden mukaan. Toisin sanoen järjestelmästä tehtiin mahdollisimman käyttäjäystävällinen jo käyttöönottovaiheessa.

Mitä Efectellä tehdään Scanialla käytännössä?

Scania käyttää Efecteä talon ulkopuolelta asiakkailta tulevien pyyntöjen ja häiriöiden ohjaukseen. Kun asiakas ottaa yhteyttä sähköpostitse, muodostuu aiheesta tiketti tiimin työjonon. Tiimit tarkistavat tiketit ja ottavat ne käsittelyyn oman sisäisen priorisointijärjestyksensä mukaan. Tiimin jäsenet näkevät helposti, mitkä tiketit odottavat vielä käsittelyä, mitkä ovat käsittelyssä ja mitkä on jo hoidettu. Tiketit voidaan ohjata tarvittaessa kätevästi myös toiselle tiimille.

Lisäksi Scanialla on käytössä Efecten portaali sisäisten pyyntöjen lähettämiseen ja käsittelyyn. Jos siis jollakulla on kysyttävää omista lomapäivistään, laittaa hän portaalin kautta viestin HR-tiimille ja saa vastauksen nopeasti. Samoin viesti menee nopeasti IT:lle, jos tarvetta on vaikkapa uudelle tietokoneen näytölle. Näistäkin pyynnöistä muodostuu omat tikettinsä, jotka tiimit käsittelevät kunkin vuorollaan.

Yhteistyö ja kehitys jatkuvat

Yhteistyömme Scanian kanssa vaihtui projektista jatkuvaksi palveluksi. Kokoonnumme kerran kuussa keskustelemaan siitä, miten Efecteä voidaan kehittää palvelemaan Scaniaa vielä entistäkin paremmin.

”Käymme kuukausitapaamisissa läpi kehitysprojektien etenemisen sekä omat toiveemme jatkoon. Lisäksi Virnex on pitänyt meidät hyvin ajan tasalla siitä, mitä päivityksiä Efecteen on tullut tai tulossa”, kertoo Jari Riihimäki.

Vercolla on taitoa ja tahtoa

”Virnexin toiminta on ollut varsin tehokasta ja proaktiivista, asiantuntemus Efecten osalta on selvästi korkealla tasolla. Jos vastaan on tullut ongelmia, he ovat osanneet tarjota erilaisia ratkaisuvaihtoehtoja, joista on sitten yhdessä valittu paras mahdollinen”, toteaa Tomi Lehtinen. ”Voin vilpittömästi suositella Vercoa muillekin. Heillä on taustalla vahva asiantuntemus ja kova tahto saada hommat toimimaan!”

Meillä Virnexillä on satojen projektien kokemus Efecte-alustan hyödyntämisestä eri liiketoimintaprosesseissa. Kilometrejä on takana paljon, joten osaamme ennakoida projektissa tulevia kuoppia tai pomppuja. Lisäksi osaamme suositella asiakkaille valmiiksi erilaisia ominaisuuksia, koska olemme nähneet, miten Efecteä hyödynnetään eri liiketoimintaprosesseissa.

Scania on yksi maailman johtavista kuorma- ja linja-autojen sekä meri- ja teollisuusmoottoreiden valmistajista. Suomessa Scania on alansa edelläkävijä. Scania Suomi Oy tarjoaa kokonaisvaltaisia kuljetusratkaisuja, joiden avulla voit lisätä logistiikan tehokkuutta ja samalla vähentää haitallisia ympäristövaikutuksia.