Yhteisestä kovalevystä kohti viestinnällistä ja toiminnallista intraa

Doctagonilla oli aiemmin käytössään vanhempi versio Microsoft SharePointin intranetista ilman asiakaskohtaisia räätälöintejä. Doctagonin kehitysjohtaja Joachim Mac Donald-Thomé kertoo, että aiemmin intranet toimi lähinnä ”yhteisenä kovalevynä”. Doctagonilla oli tarve ns. ”oikealle intralle”, jossa olisi viestinnällinen ja toiminnallinen puoli huomioituna. Käytettävyys sekä tiedon saatavutettavuus ja löydettävyys nähtiin myös tärkeinä elementteinä, sillä yrityksen lähes 300 työntekijää työskentelevät eri toimipisteissä ja suurin osa heistä tekee myös etätyötä. Mac Donald-Thomé Doctagonilta tiivistää intranetin tavoitteet:

Halusimme uudesta intrasta käyttäjäystävällisen ja kotisivumaisen, jotta käyttö olisi luontevaa ja helppoa. Tavoitteenamme oli myös kehittää prosesseja ja tehostaa sitä kautta toimintaamme.”

Huolellinen tavoitteiden asetanta ja määrittely avainasemassa

Projekti alkoi Doctagonilla alkumäärittelyn ja tavoitteiden asetannan jälkeen toimittajien kartoituksella, jossa Cubescom valikoitui mukaan muutaman muun ehdokkaan kanssa. Doctagonilla pidettiin lisäksi tärkeänä löytää referenssiyritys, jossa haluttu intranet-ratkaisu olisi käytössä. Kun tällainen yritys bencmarkattiin ja Cubescomin osaaminen vastasi Doctagonin toiveita, yhteistyö yritysten välillä alkoi.

Projekti eteni jouhevasti ja yhteistyö sujui hyvin kumppaneiden välillä. Doctagonin sisällä projektin onnistumista edesauttoi alkuvaiheen hyvä määrittely ja sisäiset palaverit, joissa käytiin tavoitteet läpi liiketoimintaryhmittäin. Mac Donald-Thomé painottaakin johdon sitoutumisen tärkeyttä onnistumisen kannalta oleelliseksi.

Aikataulussa maaliin ja tavoitteisiin

Uusi intranet valmistui aikataulussaan ja siihen ollaan oltu tyytyväisiä. Joachim Mac Donald-Thomé listaa uuden, heille räätälöidyn Microsoft SharePoint -intranetin etuja:

Tavoitteet saavutettin ja nyt tieto löytyy helposti yhdestä paikasta. Sähköpostirumba ja turhat soitot ovat selvästi vähentyneet ja työn tekeminen tehostunut.”

Doctagonilla ymmärretään toimivan intranetin tärkeys ja myös panostetaan sen ylläpitoon ja kehitykseen jatkossakin. Joachim Mac Donald-Thomé kertookin intran olevan tiiviisti mukana sisäisten prosessien ja koko yrityksen toiminnan kehittämisessä.

***
Teksti:
Päivi Tuhkio, Cubescom
Kuva:
Doctagon, www.doctagon.fi