Onnistunut dokumentinhallintaratkaisu toi Toolfacille kilpailuetua

 

Lähtötilanne

Lähtötilanteessa Toolfacin dokumentit olivat kansioissa, verkkolevyillä, käyttäjien omilla koneilla ja mapeissa. Dokumentit oli järjestelty hyvin, mutta niiden löytäminen oli hyvin hidasta. Tarvittiin siis onnistunut dokumentinhallintaratkaisu.

Projektin eteneminen

Projekti käynnistyi asiakkaan liiketoimintaan ja prosesseihin tutustumalla. Valmistustoiminnan tunteminen ja suunnitteludokumentaation ymmärtäminen olivat avainasemassa.

Lopputulokset

Päädyimme toteuttamaan Toolfacin kaikille osastoille omat dokumenttisivustonsa. Ne muodostuivat lukuisista dokumenttikirjastoista, jotka oli laadittu tarkasti määriteltyjen sisältölajien ja metatietotaksonomioiden mukaan. Toteutimme Toolfacille myös uuden laatukäsikirjan, reklamaationhallinnan ja raportoinnin sekä auditointitapahtumien hallintaratkaisun.

Lopputuloksena Toolfacin kaikki dokumentaatio on jämäkästi arkistoituna metatietojen avulla. Esimerkiksi ostotilauslähetteet skannataan ja tallennetaan varaston SharePoint-sivustolle, kun ne aiemmin olisi laitettu mappeihin. Kun dokumentteja tarvitaan, ne löytyvät salamannopeasti. Työajan säästö on merkittävä.

Toolfacin tehtaanjohtaja Juhani Niiranen tiivistää projektin tulokset:

”Parantuneen työtehon lisäksi yrityksemme toiminnan laatu näkyy entistä parempana asiakkaille. ISO-auditoinneissa dokumentit löytyvät hetkessä ja jokaisesta toimenpiteestä löytyy sitä vastaava asiakirja. Dokumenttienhallinnasta on muodostunut meille jopa kilpailuetu!”